التواصل الإداري… حين تتحول الكلمة إلى قرار

من أمضى سنوات عمره في العمل الإداري، وخاض تجارب التخاطب والتواصل مع الوزير والأمير والمحافظ ومديري الجهات الحكومية والقطاع الخاص، لا يخشى أي وسيلة من وسائل التواصل المكتوبة أو المقروءة أو الإلكترونية، سواء عبر الخطابات الرسمية، أو أجهزة الاتصال القديمة كالفاكس والتلكس، أو من خلال الإذاعة وبرامج التواصل الحديثة.

فقد اعتاد على تواصل منظم ومتناغم يقوم على أصول المخاطبات وآدابها وقواعدها، ويرتكز على وضوح الغرض والهدف وتحقيق النتائج المرجوة، وإغلاق أبواب التساؤلات والاستفسارات من خلال صياغة دقيقة وجمل واضحة ومفردات معبرة تشرح الواقع وتوضح المأمول وتحدد المطلوب دون لبس أو غموض.

ولم تكن المناصب بما تحمله من هيبة ومكانة وسلطة عائقًا أمام العمل الإداري أو التواصل مع مختلف أطياف المجتمع من موظفين ومواطنين ومراجعين، بل كان الهدف الأسمى هو الاطلاع والاستماع والحوار والتوجيه، وصولًا إلى اتخاذ القرار المناسب في الوقت المناسب.

فالإداري المتمرس يدرك أن الورقة وثيقة، وأن الكلمة مسؤولية، وأن المخاطبة الرسمية متى ما استوفت أركانها وشروطها أصبحت مستندًا يُعتد به لدى الجهات الرسمية بمختلف قطاعاتها المدنية والعسكرية والعدلية، ويُبنى عليها ما يحفظ الحقوق ويحقق المصالح ويؤسس للقرار السليم.

ولن تجد كاتبًا أو محررًا أو مهتمًا بفنون التخاطب المكتوب يعتمد على الوعود أو يكتفي بعرض أفكاره وآرائه ومقترحاته وقراراته في أحاديث المجالس والمشافهات العابرة، بل تجده أكثر إنصاتًا واستماعًا وتوثيقًا لكل ما من شأنه دعم الرأي أو تأكيد المعلومة أو استكمال الإجراء.

فهو يدرك أن الذاكرة قد تخطئ، وأن الروايات قد تختلف، أما الكلمة المكتوبة فتبقى شاهدة على ما قيل وما طُلب وما تم الاتفاق عليه. لذلك يحرص على أن تسير الأعمال والإجراءات عبر التخاطب المكتوب بمختلف أنواعه وتصنيفاته، باعتباره الوسيلة الأوثق لحفظ الحقوق، وتحديد المسؤوليات، وضمان سلامة الإجراءات واستمراريتها.

فالكلمة المنطوقة تُسمع مرة، أما الكلمة المكتوبة فتبقى أثرًا ووثيقةً ومرجعًا يُحتكم إليه عند الحاجة، ومنها تبدأ الإجراءات، وعليها تُبنى القرارات، وبها تُحفظ الحقوق وتستمر المؤسسات في أداء رسالتها بكفاءة واقتدار.